CAPO III - I SOGGETTI

Articolo 3 I soggetti ed il diritto di accesso ex L. 241/90

1. In conformità dell’art. 22 della L. n. 241/90, il diritto di accesso ai documenti amministrativi è esercitato da chiunque abbia un interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

2. Possono presentare richiesta di accesso: persone fisiche e giuridiche, associazioni,  comitati, istituzioni, portatori di interessi collettivi o diffusi che dimostrino la titolarità di un interesse alla conoscenza degli atti del procedimento o del provvedimento finale per la cura e tutela di una situazione soggettiva giuridicamente rilevante, anche se non classificabile in termini di diritto soggettivo o di interesse legittimo.

Articolo 4 I soggetti ed il diritto di accesso ex L. 142/90

1. Allo  scopo di perseguire  una partecipazione effettiva alla vita del comune, in conformità all’art. 7 della L. n. 142/90, possono accedere agli atti amministrativi ed alle informazioni in possesso della amministrazione comunale:

a)   tutti i cittadini residenti nel comune dotati della capacità di agire;

b)  i rappresentanti delle: associazioni ed istituzioni registrate per l’attività di partecipazione che svolgono nel comuni;

c)   organizzazioni di volontariato iscritte nei registri di cui all’art. 6 della L. n. 266/91;

d)  associazioni di protezione ambientale riconosciute ai sensi dell’art. 18 della L. n. 349/86;

e)   associazioni ed istituzioni di cittadini che hanno sede nel comune e che pur non rientrando fra quelle suindicate, svolgono nel territorio comunale attività ricreativo-sportiva, sociale, culturale ed economica di interesse generale;

f)    persone giuridiche pubbliche o private che hanno sede o centro di attività nel territorio comunale.

Articolo 5 Il diritto di accesso dei consiglieri comunali

1.I consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del comune nonché dalle aziende ed enti dallo stesso dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato, secondo quanto dispongono il quinto comma dell’art.31 della L. n. 142/90 e l’art. 24 della L. n. 816/85.

2.I consiglieri comunali hanno diritto di accesso, ivi compreso il rilascio di copie, agli atti dell’amministrazione di appartenenza ed ai documenti amministrativi formati dall’amministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti, ai fini dell’espletamento del mandato.

3. I consiglieri esercitano i diritti previsti nel presente articolo mediante richiesta  al responsabile del servizio dell’accesso, ai responsabili dei servizi o al Segretario Comunale:

a) per l’accesso alle informazione e la visione degli atti, mediante richiesta formulata, anche verbalmente;

b) per il rilascio di copie degli atti e documenti amministrativi, mediante formale richiesta contenente l’indicazione specifica degli atti e documenti richiesti. 

4. L’esercizio del diritto previsto nel presente articolo è gratuito.

5.I consiglieri comunali sono tenuti al segreto nei casi stabiliti dalla legge e non possono in nessun caso utilizzare, per fini diversi da quelli istituzionali, le informazioni desunte dai documenti ed atti conosciuti per lo svolgimento del mandato. È comunque consentita ai consiglieri comunali la visione degli atti e dei documenti segretati.

6.Le norme stabilite dal presente articolo si applicano a tutti gli amministratori comunali nonchè ai revisori dei conti.

CAPO IV - ORDINAMENTO DEL SERVIZIO

Articolo 6 Diritto di informazione

1.   Il diritto di informazione è garantito ai singoli cittadini con l’istituzione di un apposito ufficio di informazione, segnalazioni, proposte e reclami che fa capo al settore Affari Generali.

2.   I funzionari responsabili degli altri settori organizzano al proprio interno un ufficio di informazioni per le materie di propria competenza.

3..Detti uffici devono essere aperti e rispondono telefonicamente al pubblico in orari identici. Dei numeri telefonici e degli orari viene data ampia diffusione.

4.Il pubblico può rivolgersi all’ufficio Informazioni centrale per acquisire notizie inerenti i singoli settori.

5.I Regolamenti Comunali, le Deliberazioni Consiliari e di Giunta, nonché gli atti aventi rilevanza generale ed esterna sono immediatamente resi disponbili alla consultazione del pubblico su semplice richiesta dei cittadini.

6.L’ufficio informazioni centrale è tenuto, altresì a mettere immediatamente a disposizione degli aventi titolo le raccolte del Bollettino Ufficiale della Regione Sardegna e delle Gazzette Ufficiali.

Articolo 7 Ufficio relazioni con il pubblico.

1. - Con successivo provvedimento sarà istituito ai sensi dell’art. 12 del D.Lgs n. 29/93 l’Ufficio per le relazioni con il pubblico al fine di garantire l’esercizio del diritto d’accesso di cui alla L. n. 241/90 secondo le modalità organizzative definite nella parte III del presente Regolamento.

Articolo 8 Guida informativa.

1.L’Amministrazione Comunale provvede alla  pubblicazione, in veste economica, di una guida amministrativa del comune contenente l’organigramma delle unità organizzative  comunali, la loro ubicazione ed i numeri di telefono, i nominativi dei dirigenti/responsabili di servizio e dei responsabili dei procedimenti di accesso, l’indicazione delle competenze di ciascuna struttura. La guida viene distribuita presso gli uffici ed i servizi comunali, le edicole, le librerie ed altri centri di affluenza dei cittadini.

.Articolo 9 Pubblicazioni nell’albo pretorio

 1.In un locale del palazzo comunale è collocato, a disposizione del pubblico, l’albo pretorio del comune,  in modo da garantire la conoscenza e lettura degli atti esposti e, insieme la loro conservazione senza possibilità di alterazioni o sottrazioni.

2.Tutte le deliberazioni del consiglio e della giunta, compresi gli atti in essi allegati sono rese pubbliche mediante affissione nell’albo pretorio Le ordinanze del sindaco, gli avvisi di convocazione dei consigli, gli avvisi di gara, i risultati delle gare, i bandi di concorso, gli avvisi di rilascio di concessione edilizia, gli elenchi mensili dei rapporti di polizia giudiziaria in materia di violazione edilizia, l’albo dei beneficiari di provvidenze economiche e tutti gli atti che per norma di legge o di regolamento devono essere pubblicati ufficialmente, sono affissi all’albo pretorio per il tempo stabilito dalle disposizioni suindicate. Una determinata sezione dell’albo è riservata alle pubblicazioni di matrimonio.

3.Entro il termine di sei mesi dall’entrata in vigore del presente regolamento, il responsabile di servizio dell’unità organizzativa competente disporrà l’installazione nel centro urbano e nelle frazioni o circoscrizioni, di un quadro di dimensioni adeguate, al fine di assicurare ai cittadini, in tutto il territorio comunale, dei  luoghi di riferimento per prendere conoscenza dei più importanti provvedimenti del comune. Tale quadro deve essere riservato esclusivamente alle affissioni dei manifesti ed avvisi, bandi di concorso, ordinanze, annunci, comunicazioni, programmi di manifestazioni organizzate dall’ente o, per il suo tramite, dallo Stato e da altri enti pubblici.

PARTE II

DISPOSIZIONI IN MATERIA DI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO
E TERMINI PROCEDIMENTALI

CAPO I

Articolo 10 Fonti e finalità

1.Le disposizioni  che seguono sono adottate in conformità ed in attuazione degli artt. 2, II c. e  4 della L. n. 241/90, al fine di garantire l’efficacia e la trasparenza dell’attività amministrativa.

CAPO II - L’UNITA’ ORGANIZZATIVA

Articolo 11 L’individuazione dell’unità organizzativa

1.   Per ciascun tipo di procedimento è individuata, quale responsabile, una unità organizzativa interna.

2.   L’individuazione dell’unità organizzativa responsabile è operata dal responsabile del servizio.

3.   L’unità organizzativa responsabile costituisce, all’interno degli uffici comunali, la struttura di riferimento per i procedimenti attribuiti alla sua competenza.

4.   E’ individuata quale responsabile una unica unità organizzativa per l’intero procedimento, anche se il medesimo comprende fasi di competenza e di strutture diverse.  In tal caso l’unità responsabile della fase iniziale risponde dell’iter procedimentale, provvedendo a tutte le relative incombenze, fino all’acquisizione degli atti da parte dell’unità organizzativa competente ad intervenire in successione temporale per portare a termine il procedimento, che dovrebbe essere quella competente ad adottare il provvedimento finale.  In tali casi il responsabile del servizio inizialmente competente deve comunicare agli interessati le unità organizzative che intervengono successivamente.

5.   Di norma è individuata quale responsabile l’unità organizzativa competente ad adottare, secondo l’ordinamento interno, l’atto conclusivo del procedimento.

6.   Possono essere individuate quali unità organizzative :

a)  i servizi;

b)  le strutture equiparate al servizio dall’ordinamento degli uffici;

c)   le unità operative complesse ed organiche.

Articolo 12 Responsabile del procedimento

1.E’ responsabile del procedimento amministrativo il responsabile di servizio che è preposto all’unità organizzativa responsabile del procedimento.

2.Tale funzionario può, con proprio ordine di servizio, nominare responsabile di un singolo procedimento o di una intera categoria di procedimenti, altro funzionario anche sottordinato, incardinato nella medesima unità organizzativa, in possesso di qualifica funzionale non inferiore alla sesta.

3.L’unità organizzativa responsabile del procedimento, il nominativo del responsabile del procedimento, l’ubicazione dell’ufficio del responsabile e l’orario in cui lo stesso è a disposizione del pubblico, sono comunicati ai soggetti interessati ai sensi dell’art.7 della L. n. 241/90.

Articolo 13 Compiti del responsabile del procedimento

1.Il responsabile del procedimento o del sub-procedimento, iniziato il procedimento d’ufficio od ad istanza di parte, pubblica o privata, ai fini istruttori, valuta, le condizioni di ammissibilità

ed i requisiti e presupposti che siano rilevanti per l’adozione del provvedimento finale; accerta d’ufficio i fatti richiamati; dispone, se ne è direttamente competente, il compimento e l’acquisizione di atti necessari, in caso diverso ne promuove l’adozione presso gli uffici o i servizi competenti ed adotta ogni altra misura per una sollecita ed adeguata istruttoria.

2 Può  inoltre chiedere: il rilascio di dichiarazioni o rettifiche di precedenti documenti depositati e l’indizione della conferenza di servizi o promuoverla presso l’organo competente ad indirla, nei casi in cui è contemplata la sua operatività.

3.In tale ipotesi la comunicazione si da per avvenuta a far tempo dalla affissione all’albo pretorio.

4. .Provvede a curare la comunicazione  dell’avvio del procedimento ai soggetti indicati nell’art. 7 I c. della L. n. 241/90, dalla quale devono risultare: l’informazione dell’inizio del procedimento, la sua identificazione, la sua data di inizio, l’unità organizzativa responsabile, l’indicazione del responsabile del procedimento, il termine entro il quale deve essere adottato il provvedimento finale, i locali e gli orari in cui quest’ultimo riceve i cittadini, l’avvertimento che è possibile presentare memorie, documenti, e quant’altro necessario. Se il numero dei destinatari è elevato, ovvero concorrano particolari esigenze di celerità, può disporsi una comunicazione in modo collettivo ed impersonale mediante affissione all’albo pretorio e relativa  affissione di manifesti murali nonché la pubblicazione sui quotidiani a maggiore diffusione

5.All’esito della istruttoria , ove ne abbia la competenza adotta il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’unità organizzativa competente.

6.Il responsabile del procedimento è tenuto a rispettare il termine finale di adozione del provvedimento conclusivo del procedimento.

7.Il responsabile del procedimento risponde dell’omissione o ritardo nell’adozione del provvedimento finale nei confronti del responsabile di servizio della struttura di appartenenza dell’unità organizzativa, il quale può dare luogo ad un giudizio di responsabilità in vista dell’applicazione  delle sanzioni disciplinari  più opportune e della valutazione di eventuali danni prodotti .

 8.Inoltre può essere soggetto alla richiesta di risarcimento danno od indennizzo da parte dell’utente dal momento in cui entrerà in vigore il regolamento di attuazione previsto dall’art.20 della L. n. 59/97

CAPO III - DISCIPLINA DEI TERMINI PROCEDIMENTALI

Articolo 14. Il termine iniziale

1.Il termine iniziale dei procedimenti amministrativi di iniziativa dell’amministrazione decorre dalla data di adozione dell’atto di impulso da parte della stessa amministrazione comunale.

2.Il termine iniziale dei procedimenti amministrativi iniziati ad istanza di parte pubblica decorre dalla data di  ricevimento dell’atto di iniziativa da parte degli uffici comunali.

3.Il termine iniziale dei procedimenti amministrativi iniziati ad istanza di parte privata decorre dalla data di ricezione dell’atto di iniziativa da parte degli uffici comunali.

4.Qualora l’istanza di cui al comma precedente non sia regolare, il responsabile del procedimento ne da comunicazione all’interessato nel termine di 15 giorni. In tal caso il termine iniziale decorre dalla data del ricevimento dell’istanza regolarizzata.

Articolo 15 Certificazione del termine iniziale

1.Nell’ipotesi in cui l’istanza è presentata dal privato direttamente agli uffici dell’amministrazione comunale, il responsabile del procedimento rilascia all’interessato

una ricevuta da cui risulta la data di presentazione provvedendo alla contestuale registrazione al protocollo generale dell’ente.

2.Se l’istanza è inviata per il tramite del servizio postale raccomandato, la certificazione della data di inizio del procedimento è quella apposta sulla ricevuta di ritorno, sulla quale è riportata la data di ricevimento dell’istanza stessa.

3.L’invio dell’istanza a mezzo postale senza raccomandata con avviso di ricevimento, la data di inizio del procedimento è certificata nella comunicazione che il responsabile del procedimento invia all’interessato.

Articolo 16 - Termine finale

1.Tutti i procedimenti di competenza dell’amministrazione comunale, devono concludersi con un provvedimento espresso ed entro un termine prefissato.

2.I termini sono fissati per tipologia di procedimento e devono ritenersi comprensivi di tutte le fasi procedimentali.

3.Il termine finale di ciascun procedimento è quello stabilito nell’allegato al presente regolamento, nel quale è altresì individuata l’unità organizzativa responsabile

4.Se il provvedimento è di carattere ricettizio, il termine finale è quello relativo alla comunicazione o notificazione dello stesso all’interessato.

5.In ogni caso in cui sia necessario procedere all’acquisizione di  proposte o comunque atti di competenza di altre amministrazioni pubbliche, il decorso del termine resta sospeso fino a quando non perviene l’atto richiesto.

6.Se nel corso dell’istruttoria è necessaria l’acquisizione di un parere, il termine rimane sospeso fino al  ricevimento dello stesso e, comunque, per un tempo non superiore a quarantacinque giorni dalla comunicazione della relativa richiesta.

7.Per i procedimenti complessi, da adottare insieme ad altre amministrazioni pubbliche, il termine indicato nell’allegato si riferisce alla parte di procedimento di competenza del comune.

8.I procedimenti per i quali non sia indicato il termine finale all’allegato si concludono in trenta giorni

PARTE III

PROCEDIMENTO DI ACCESSO
  

CAPO I - IL RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E LE MODALITA’ DI ACCESSO

Articolo 17. Il responsabile del procedimento di accesso

1.I responsabili di servizio, singolarmente o riuniti in conferenza, provvedono, per ciascuna unità organizzativa, a designare il dipendente di qualifica professionale adeguata quale responsabile del procedimento di accesso alle informazioni, agli atti e documenti amministrativi. Designano, inoltre, il dipendente tenuto a sostituire il responsabile del procedimento in caso di sua assenza o impedimento. La nomina di entrambi deve risultare da un unico atto redatto in duplice copia e deve essere reso noto al pubblico.

2.Il responsabile del procedimento di accesso cura direttamente i rapporti con i soggetti che richiedono l’accesso e provvede a quanto necessario per l’esercizio dei loro diritti con le seguenti modalità:

a) riceve le richieste di accesso;

b) procede alla identificazione del richiedente;

c) provvede alla verifica della sua legittimazione ad esercitare il diritto;

d) valuta l’ammissibilità delle richieste con i conseguenti adempimenti, come definiti dal presente regolamento;

e) cura direttamente l’acquisizione della parte di informazioni e di atti di cui non fosse in possesso presso l’unità competente, che è tenuta ad evadere la richiesta con la massima celerità;

f)cura la tenuta del protocollo sezionale sul quale registra le istanze di accesso, la scadenza del termine di risposta, la data di esercizio del diritto o della lettera di comunicazione, di esclusione

g)comunica agli interessati il provvedimento di accoglimento o di rigetto, l’esclusione od il differimento del diritto di accesso nei casi previsti dalla legge  e dal regolamento;

h)redige la casistica delle richieste di accesso, la percentuale degli  esiti positivi  e negativi, le specificazione dei motivi di esclusione o di differimento.

3.Il responsabile del procedimento di accesso dell’unità organizzativa preposta all’archivio  generale del comune provvede, con la collaborazione del sostituto, al servizio di accesso  quando gli atti sono ivi depositati ed il relativo procedimento è concluso.

Articolo 18 Modalità di accesso

1.L’esercizio dei diritti di accesso è assicurato mediante procedimenti amministrativi essenziali, semplificati, da espletarsi in tempi ristretti, secondo criteri di economicità e di efficacia, nell’interesse dei richiedenti.

2.Il procedimento per l’accesso può iniziare  su istanza di una parte,  privata o pubblica.

3.La richiesta di accesso, volta ad ottenere le informazioni, la visione degli atti e documenti amministrativi e l’estrazione di copia degli stessi, deve essere presentata innanzi al responsabile del procedimento di accesso di ciascuna unità organizzativa, ovvero innanzi al responsabile dell’U.R.P..

4.Le istanze presentate ad uffici non competenti sono, a cura degli stessi, immediatamente trasmesse al responsabile del servizio di accesso dell’unità organizzativa competente per materia o, se istituito,  al responsabile dell’ufficio relazioni per il pubblico.

5.L’accesso può essere assicurato:

a) con la pubblicazione, il deposito o altra forma di pubblicità, comprese quelle attuabili con strumenti informatici elettronici e telematici, dei documenti cui sia consentito l’accesso;

b) mediante l’accesso informale;

c)   attraverso l’accesso formale, nel caso ricorrano motivi che ostacolano una ricerca rapida e completa del documento.

Articolo 19. Accesso telematico e protocollo informatizzato

1.L’amministrazione comunale appronterà un servizio per consentire agli utenti, durante l’orario di lavoro, l’esercizio del diritto di accesso in via telematica. Nello svolgimento di tale servizio l’utente che con dolo o colpa provochi danni al sistema di trasmissione telematica dei dati ne risponderà civilmente e penalmente.

2.Altresì, sarà cura dell’amministrazione comunale dotarsi del sistema di protocollo generale informatizzato.

Articolo 20. Accesso informale

1.   Il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio informazioni centrale o di settore, competente a formare l’atto conclusivo di procedimento o a detenerlo stabilmente.

2.   L’interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentono l’individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta, far constatare la propria identità e ove occorra, dei propri poteri rappresentativi.

3.   La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea.

4.   Se l’istanza è rigettata il relativo provvedimento deve essere specificatamente ed adeguatamente motivato. La motivazione nei casi di esclusione, di limitazione e differimento dall’accesso deve tener conto della normativa di cui agli artt.  24, IV c. della L. n. 241/90, 7 della L. n. 142/90 e 8 del D.P.R. n. 352/92 e del presente regolamento, nonché delle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta

5.   Se l’esclusione o la limitazione riguarda solo una parte dei  documenti  richiesti, possono essere esibiti in visione (o rilasciati in copia parzialmente) con l’indicazione delle parti mancanti per l’operatività delle esclusioni o limitazioni

6.   Nel provvedimento di rigetto il cittadino deve essere informato della tutela giurisdizionale del diritto azionabile secondo il quinto comma dell’art. 25 della L. n. 241/90.

Articolo 21. Accesso per le informazioni sulle pubblicazioni

1.L’informazione circa le pubblicazioni ufficiali e la loro consultazione si effettua su richiesta informale degli interessati, espressa verbalmente, senza necessità che l’ufficio proceda alla identificazione del richiedente.

Articolo 22. Accesso formale

1.   Qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse sulla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite o sull’accessibilità del documento, il richiedente è invitato contestualmente a presentare istanza formale, in carta libera o su apposito modello fornito dall’Amministrazione il cui fac simile si allega alla lettera B.

2.   Al di fuori dei casi indicati al comma 1°, il richiedente può sempre presentare richiesta formale che l’ufficio è tenuto a registrare nell’apposito protocollo  e copia della stessa, completata della data di presentazione, del numero di posizione, del timbro del Comune e della sottoscrizione del responsabile è restituita all’interessato per ricevuta.

3.   La richiesta contenente i dati può anche essere inviata mediante raccomandata A.R.

4.   La richiesta formale presentata ad amministrazione diversa da quella competente sarà dalla stessa immediatamente trasmessa a quella competente. Di tale trasmissione è data comunicazione all’interessato.

5.   Al procedimento di accesso formale si applicano le disposizioni contenute nei commi 2 e 4 dell’art. 19.

6.   Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di 30 giorni a norma dell’art.25, comma 4, della L.n. 241/90, decorrenti dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente o dalla ricezione della medesima nell’ipotesi disciplinata dal comma 4.

7.   Ove la richiesta sia irregolare o incompleta l’amministrazione, entro 10 giorni, è tenuta a darne tempestiva comunicazione al richiedente utilizzando il fac.-simile di cui all’allegato b, con raccomandata A.R. od altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione. Il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta perfezionata.

Articolo 23. Termine ed esito dell’accesso formale

1.Il provvedimento di accoglimento o rigetto della richiesta deve essere adottato entro il termine di trenta giorni dal suo ricevimento e comunicato, entro il medesimo termine, all’interessato.

2.La comunicazione, nel caso di esito positivo, deve contenere l’invito a presentarsi nei giorni e negli orari d’ufficio fissati per l’esercizio del diritto di accesso, con l’indicazione del responsabile del procedimento di accesso, l’ubicazione dell’ufficio presso cui rivolgersi.Tale atto va compilato secondo il fac-simile allegato alla lettera c.

3.Il provvedimento  di rigetto deve essere motivato specificamente. La motivazione nei casi di esclusione o di limitazione dall’accesso deve tener conto della normativa di cui agli artt.  24 IV c. L. n. 241/90, 7 della L. n. 142/90 e 8 del D.P.R. n. 352/92, del presente regolamento e delle circostanze di fatto per cui la richiesta non può essere accolta così come proposta.

4.La comunicazione agli interessati della esclusione o limitazione dall’accesso agli atti, ai documenti amministrativi, ed alle informazioni, nei casi previsti dagli artt. 21, 22 e 23 del presente regolamento, deve essere effettuata mediante racc. a.r. o notificata entro il termine ordinario di trenta giorni.

5.Se l’esclusione o la limitazione riguarda solo una parte dei  documenti  richiesti, tali documenti possono essere esibiti in visione  o rilasciate in copia parzialmente, con l’indicazione delle parti mancanti per l’operatività delle esclusioni o limitazioni.

6.Nel provvedimento di rigetto il cittadino deve essere informato della tutela giurisdizionale del diritto azionabile secondo il quinto comma dell’art. 25 della L. n. 241/90

Articolo 24. Accesso agli atti del procedimento amministrativo

1.Nei casi previsti dall’art. 10 della L. n. 241/90, la competenza per l’ammissione delle richieste e per gli altri adempimenti del procedimento di accesso è attribuito al responsabile del procedimento amministrativo per il quale si chiede l’istanza di accesso.

2.E’ consentito l’accesso ai documenti relativi alla fase istruttoria dei procedimenti amministrativi in corso ed ai documenti acquisiti nel corso dell’avanzamento del procedimento, prima della sua conclusione, salvo quanto disposto dagli artt. 13 e 24 della L. n. 241/90.

3.L’informazione e la visione degli atti interni al procedimento, relativi ad un procedimento amministrativo in atto, devono essere resi nell’immediatezza L’estrazione di copie degli atti procedimentali deve avvenire entro dieci giorni dalla richiesta ed in ogni caso prima della conclusione del procedimento.

Articolo 25. Visione dei documenti

1.La visione dei documenti, sia nell’accesso informale che formale, avviene nei locali dell’ufficio del responsabile dell’unità organizzativa del servizio di accesso.

2.La visura avviene sul documento originale o su fotocopia autenticata dal responsabile del procedimento.

3.Se la documentazione è complessa, la visione può avvenire in locali appositamente predisposti per tutto il tempo di apertura del servizio di accesso ai cittadini. Nel caso in cui la documentazione sia complessa e voluminosa, la visione può essere ripartita in più giorni.

  4.Il soggetto ammesso alla visione dei documenti è tenuto a comportarsi correttamente. Deve        astenersi da qualsiasi attività volta ad alterare in qualsivoglia modo l’integrità del documento ed è  responsabile dell’eventuale danno ad esso arrecato; può ricopiare in tutto o in parte il contenuto dello stesso.

5.   Salva l’applicazione delle norme penali è vietato asportare i documenti dal luogo presso cui sono dati in visione, tracciare segni su di essi o comunque alterarli in qualsiasi modo.

Articolo 26. Rilascio di copie

1.Il rilascio di copie è effettuato previa autenticazione delle stesse. Può essere rilasciata copia non autenticata su espressa richiesta dell’interessato, con l’obbligo di utilizzarla sotto la propria responsabilità per uso esclusivamente personale.

2.Con deliberazione della giunta comunale sono stabiliti i rimborsi per il costo di riproduzione da corrispondersi da parte di chi richiede la visura di atti e documenti nella disponibilità dell’amministrazione comunale per l’estrazione di copie.

3.   Nel caso di richiesta di trasmissione degli atti per via postale sono dovuti i costi relativi alle spese previste dalle relative tariffe.

4.   I suddetti costi sono aggiornati ogni due anni con apposito provvedimento che tenga conto dell’incremento dei dati ISTAT.

5.   I suddetti costi non sono dovuti se ad esercitare l’accesso agli atti o a richiedere copie degli stessi sono i soggetti pubblici previsti dalla legge, dallo Statuto e dai regolamenti comunali.

6.   I rimborsi stessi dovranno essere riferiti a ciascuna pagina e dovranno prevedere una riduzione dell’importo al crescere del numero delle pagine e non dovranno essere così elevati da rendere difficile l’accesso. Per il rilascio di copie autenticate devono, inoltre, essere corrisposti i diritti di segreteria.

7.   Le modalità di riscossione dei rimborsi ed i diritti di segreteria  verranno stabilite con delibera di G.C. che farà parte integrante del presente regolamento.

8.   Il rilascio di copie autenticate è assoggettato all’imposta di bollo, tranne i casi di esenzione previsti dal D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 642 e successive modifiche ed integrazioni, nei quali il rilascio è effettuato in carta libera con l’indicazione dell’uso specifico dichiarato dal richiedente.

CAPO II Limitazioni, esclusioni e differimento del diritto di accesso

Articolo 27. Atti dell’amministrazione comunale

1.Tutti gli atti formati dall’amministrazione comunale sono pubblici, salvo quelli considerati segreti da una norma di legge e quelli ricadenti nella categoria di atti riservati, ai sensi delle disposizioni di cui al presente regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese

2.Non può essere oggetto di richiesta l’esame diretto dei protocolli generali o speciali, dei repertori, delle rubriche e dei cataloghi di atti e documenti, salvo il diritto di accesso alle informazioni, alla visione ed alla estrazione di copia delle registrazioni effettuate negli stessi per singoli atti.

3)E’ possibile accedere a serie periodiche di atti o registri di atti relativi ad un periodo particolarmente esteso soltanto per motivi di studio e di ricerche storiche, documentati mediante atti di incarico o di richieste di istituzioni culturali, scientifiche, università degli studi ed amministrazioni pubbliche. L’accoglimento della richiesta deve indicare modalità tali da non alterare il consueto iter dell’attività dell’unità organizzativa competente.

4)La consultazione è esente dai diritti di segreteria; per l’estrazione di copie è dovuto solo il rimborso del costo di riproduzione, secondo le tariffe comunali.

Articolo 28. Esclusione dell’accesso

1.   Il diritto di accesso è escluso per i documenti suscettibili di recare pregiudizio agli interessi indicati nell’art.24 della L.n.241/90, nonché nell’art.8 del D.P.R. n. 352/92. L’esclusione deve essere disposta unicamente in connessione con l’effettiva sussistenza degli interessi richiamati.

2.   Nell’ambito dei criteri fissati nell’art.8 del D.P.R.n.352/92 sono sottratti all’accesso:

a)   documenti relativi alla carriera, al trattamento economico, alla vita privata dei dipendenti, ad eccezione dell’informazione circa la qualifica e la struttura di appartenenza e dei collaboratori professionali anche esterni, aventi a qualsiasi titolo rapporto di lavoro con il Comune, nonché di soggetti estranei all’amministrazione, membri di organi collegiali e commissioni presso il Comune, resta salvo il diritto di accesso del dipendente ai documenti che lo interessano direttamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente;

b)  documenti relativi a gare per l’aggiudicazione di lavori e forniture di beni e servizi che possano pregiudicare la sfera di riservatezza dell’impresa in ordine ai propri interessi professionali, finanziari, industriali e commerciali; per un’adeguata tutela degli interessi richiamati, l’accesso è consentito mediante estratto dei verbali di gara esclusivamente per le notizie riguardanti la stessa impresa richiedente, l’elenco delle ditte invitate e le relative offerte economiche, l’indicazione della ditta aggiudicataria e la motivazione dell’aggiudicazione. Al fine di salvaguardare il corretto ed imparziale svolgimento delle operazioni di gara, l’accesso ai relativi documenti è differito al momento della comunicazione dell’aggiudicazione, salvi i casi di pubblicità per legge degli atti infraprocedimentali;

c)   documenti relativi a procedure concorsuali, ad eccezione degli atti, o della parte di essi, che riguardino l’istante, dei giudizi sintetici attribuiti ai candidati, ovvero degli atti dei quali è prevista per legge la pubblicità; l’accesso è in ogni caso differito al momento dell’emanazione del formale provvedimento di approvazione degli atti;

d)  documenti e libri contabili, ad eccezione dei bilanci approvati con delibera dei competenti organi amministrativi;

e)   documenti in possesso dell’amministrazione in relazione allo svolgimento da parte  dei propri dipendenti di attività professionale socio-assistenziale, legale o di altra attività per la quale sia previsto dall’ordianmento il rispetto del segreto professionale;

f)    documenti relativi ad atti stipulati dall’amministrazione secondo la disciplina privatistica, ove ciò sia di pregiudizio agli interessi indicati nell’art.24 della L.n.241/90 e nell’art.8 del D.P.R.n.352/92;

g)   documenti relativi all’attività del servizio sociale, ai sensi dell’art.4, comma 2, della L.R.n.4/88, lo stato ed il tipo di bisogno su cui si interviene, nonché le prestazioni assistenziali richieste e ricevute dai cittadini;

h)   documenti relativi a studi e ricercheper la salvaguardia del diritto all’inversione;

i)     ogni altro documento, comunque, in possesso dell’amministrazione, riguardante la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi di imprese ed associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorchè, i relativi dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;

3.   I documenti formati o detenuti dall’ammnistrazione sono inoltre sottratti al diritto di accesso:

a)   quando dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica ed individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, nonché all’esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazonali, con particolare riferimento alle ipotesi previste nei trattati e nelle relative leggi di attuazione;

b)  quando possa arrecarsi pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria;

c)   quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con particolare riferimento alla tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, nonché all’attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;

d)  in ogni altra ipotesi in cui l’ordinamento vigente limiti l’accesso ai documenti amministrativi.

4.   Non è consentito in ogni caso, la riproduzione, diffusione o comunque utilizzazione a fini commerciali delle informazioni ottenute mediante l’esercizio del diritto di accesso.

Articolo 29 Differimento dell’accesso

1.Il responsabile del procedimento di accesso può disporre il differimento dell’accesso agli atti, documenti ed informazioni al fine di garantire per un periodo limitato, la tutela degli interessi di cui agli artt. 24 della L. n. 241/90 e 8 del D.P.R. n. 352/92.

2.Il differimento può essere disposto per esigenze di riservatezza dell’amministrazione, in particolare nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa.

3. Il differimento dei termini per l’esercizio dei diritti di accesso può essere inoltre disposto quando si verificano difficoltà per l’acquisizione dei documenti richiesti od in presenza di esigenze eccezionali, che determinano un flusso tale di richieste cui non può darsi esito nei termini prescritti, oppure nei mesi di Luglio ed Agosto, in considerazione del personale ridotto in servizio.

4.L’atto che dispone il differimento dell’accesso ne  indica la durata.

PARTE IV

DIRITTO DI ACCESSO E TUTELA DELLA PRIVACY

Articolo 30. Individuazione del titolare e del responsabile di trattamento

1.Ai fini dell’applicazione della l. 31 dicembre 1996, n. 675, il Comune è titolare del trattamento dei dati personali, contenuti nelle banche dati automatizzate o cartacee del Comune stesso.

Gli adempimenti previsti dalla l. 675/96 sono effettuati dal Sindaco in quanto rappresentante dell’ente o da persona da questi delegata.

2.Ai fini dell’attuazione della l. 675/96, nell’ambito del Comune, con riferimento agli uffici e ai servizi in esso individuati, i responsabili del trattamento sono i responsabili degli uffici e dei servizi del Comune

3.Il titolare, nella persona del Sindaco (o di persona da questi delegata), può’ comunque designare, con proprio provvedimento un responsabile del trattamento dei dati diverso dai soggetti sopra indicati, ai sensi dell’art. 8 della l. 675/96.

4.In sede di prima applicazione del regolamento, i responsabili sono tenuti ad effettuare un censimento delle banche di dati esistenti presso il proprio ufficio o servizio e a comunicarne i risultati all’Ufficio.

Articolo 31. Circolazione dei dati all’interno del comune

1.Nell’ambito del proprio ufficio o servizio, il responsabile del trattamento dei dati designa gli incaricati del trattamento.

2.Ogni richiesta di trattamento dei dati personali, da parte di soggetti diversi dagli incaricati e dai responsabili, debitamente motivata, dev’essere soddisfatta nella misura necessaria al perseguimento dei fini istituzionali.

Articolo 32. Richiesta di comunicazione e diffusione dei dati effettuati dai privati e da altri enti pubblici

1.Ogni richiesta rivolta dai privati al Comune e finalizzata ad ottenere il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali anche contenuti in banche di dati dev’essere scritta e motivata.

In essa devono essere specificati gli estremi del richiedente e devono essere indicati i dati ai quali la domanda si riferisce e lo scopo per il quale sono richiesti.

La richiesta deve, inoltre, indicare le norme di legge o di regolamento in base alle quali è avanzata.

2.Il Comune dopo avere valutato che il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali sono compatibili con i propri fini istituzionali e non ledono i diritti tutelati dalla l. 675/96 e, in particolare, il diritto alla riservatezza e il diritto all’identità personale dei soggetti cui i dati si riferiscono, provvede alla trasmissione dei dati stessi nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta.

3.Le richieste di comunicazione e diffusione dei dati provenienti da altri enti pubblici sono soddisfatte, oltre che quando siano disciplinate da una norma di legge o di regolamento, quando siano necessarie al perseguimento dei fini istituzionali del richiedente, che quest’ultimo avrà cura di indicare, oltre che dei fini istituzionali del Comune.

Articolo 33. Richieste di accesso ai documenti amministrativi

11.Le richieste di accesso ai documenti amministrativi, ove sussistano le condizioni individuate dalle norme vigenti in materia, sono soddisfatte nella misura strettamente necessaria a garantire l’esercizio del diritto di accesso, nel rispetto delle disposizioni della l. 675/96.

In particolare, non saranno comunicati quei dati personali di soggetti terzi che non abbiano diretta rilevanza per soddisfare la richiesta di accesso

Articolo 34. Richieste di accesso ai documenti amministrativi da parte dei consiglieri comunali

1. Le richieste di accesso dei consiglieri comunali  devono essere presentate per iscritto e si presumono effettuate per l’espletamento del loro mandato.

Nel caso in cui le richieste risultano presentate per ragioni diverse si applicherà l’articolo precedente.

PARTE V

Concessionari di pubblici servizi, aziende speciali, istituzioni

Articolo 35 . Concessionari di servizi pubblici       

1.In conformità all’art. 23 della L. n. 241/90 ed all’art. 2 del D.P.R. n. 352/90, il diritto di accesso ai documenti amministrativi nelle forme della visione, dell’informazione e del rilascio di copie è esercitato da chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

2.Costituiscono oggetto di accesso i documenti amministrativi e le informazioni relativi all’espletamento del servizio che il concessionario gestisce per conto del comune, tra i quali: atto di concessione dal quale risultano le norme regolatrici dell’affidamento del servizio e del suo esercizio; le tariffe di allacciamento, erogazione del servizio, prestazioni accessorie e complementari; i procedimenti con i quali i cittadini sono ammessi alla fruizione del servizio in concessione, con i connessi preventivi di opere, lavori e tempi di esecuzione; ogni altro documento amministrativo relativo all’esecuzione del servizio comunale in concessione.

3.Le future convenzioni/concessioni devono prevedere tra gli obblighi del concessionario l’assicurazione del diritto di accesso in conformità della disciplina del presente regolamento.

Articolo 36. Aziende speciali comunali

1.Le aziende speciali predispongono entro 60 giorni dall’entrata in vigore del presente regolamento, con specifica deliberazione del consiglio di amministrazione, la disciplina per l’esercizio del diritto di accesso in conformità del presente regolamento.

2.La deliberazione di cui al precedente comma è  atto fondamentale e come tale è soggetta ad approvazione del consiglio comunale, sensi dell’art. 23 VI c. della L. n. 142/90.

Articolo 37. Istituzioni comunali

1.Alle istituzioni comunali si applicano le norme previste dal presente regolamento.

Articolo 38 Società per azioni per l’esercizio di servizi pubblici comunali

1.Le disposizioni dell’art. 31 si applicano, con gli adeguamenti necessari riferiti alla natura del rapporto con l’amministrazione, alla gestione dei servizi pubblici comunali effettuata dalle società per azione con prevalente capitale pubblico locale, di cui all’art. 22 III c. lett.e) della L. n. 142/90.

Parte VI

Disposizioni finali

Articolo 39 Ambito di efficacia

1.Il presente regolamento si applica a tutti i procedimenti amministrativi di competenza del comune.

2.Lo stesso si applica sia ai procedimenti che iniziano su richiesta di pubbliche amministrazioni e sia infine a quelli che procedono ad impulso d’ufficio.

Articolo 40 Entrata in vigore

1.Il presente regolamento entra in vigore dopo l’esito favorevole del controllo di legittimità da parte del Coreco, esperite le procedure previste dallo statuto.